Un buono di ricezione è un documento che funge da ricevuta. Viene redatto in due esemplari, uno destinato all’acquirente e l’altro al fornitore. L’esemplare destinato al fornitore è anche chiamato buono di consegna. Il buono di ricezione è spesso utilizzato nelle transazioni tra imprese. Come redigere un buono di ricezione? Per scoprirlo, leggi quanto segue.
Le informazioni che deve contenere un buono di ricezione
Ricordiamo che il buono di ricezione è un documento che di norma è redatto dall’azienda che fornisce un prodotto o un servizio. In questo caso, ecco le informazioni che devono figurare su di esso:
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- i dati dell’azienda o del fornitore;
- la data della transazione;
- l’elenco dei prodotti o servizi forniti;
- l’importo della transazione;
- la modalità di pagamento.
Questi sono gli elementi indispensabili che devono essere contenuti in un tale documento. Parlando dei dati del fornitore, si tratta in particolare del nome, dell’indirizzo, del numero di telefono e dell’indirizzo e-mail (se possibile) dell’azienda.
Per quanto riguarda l’elenco dei prodotti o servizi venduti, deve essere seguito da una breve descrizione di questi ultimi con la loro quantità. L’importo totale deve essere dettagliato per indicare l’importo netto, l’IVA e eventuali sconti. Inoltre, è importante notare che il buono di ricezione non sostituisce la fattura e non può quindi generare un pagamento.
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Come verificare la validità di un buono di ricezione?
Prima di convalidare un buono di ricezione apponendo la propria firma, chi riceve la merce verifica se il buono di ricezione è conforme al buono d’ordine. Infatti, un buono d’ordine precede sempre un buono di ricezione.
Quindi, se dopo la verifica i due documenti sono conformi, chi riceve la merce può ora apporre la propria firma sul buono di ricezione.
Nel caso in cui i due documenti non siano conformi, il cliente può esprimere una riserva. Questo deve essere fatto prendendo cura di annotare sul buono di consegna l’anomalia di cui si tratta. Può trattarsi, ad esempio, di una consegna incompleta, di una consegna danneggiata, ecc.
Tuttavia, una volta che il cliente firma il buono di consegna, ciò costituisce accettazione della merce e quindi conserva il suo buono di ricezione firmato. Inoltre, è importante sapere che questo documento può essere redatto su carta o su un supporto digitale. In entrambi i casi, la procedura di verifica e convalida è la stessa.
I vantaggi del buono di ricezione
Il buono di ricezione è vantaggioso per entrambe le parti.
I vantaggi del buono di ricezione per il fornitore
Per quanto riguarda il fornitore, il buono di ricezione indica se un certo prodotto è stato spedito o meno. Questo gli consente di evitare errori nel conteggio delle scorte e di vendere altri prodotti che non sono più nel suo magazzino.
I vantaggi del buono di ricezione per l’acquirente
Dal lato dell’acquirente, il buono di ricezione è un documento giustificativo che consente alla contabilità di chiarire una spesa. Il buono di ricezione è la prova di un acquisto. Permette anche di riconciliare la transazione quando gli attivi vengono ricevuti.