Um recibo é um documento que serve como confirmação de recebimento. Ele é elaborado em duas vias, uma destinada ao comprador e a outra ao fornecedor. A via destinada ao fornecedor é também chamada de nota de entrega. O recibo é frequentemente utilizado em transações entre empresas. Como elaborar um recibo? Para saber, leia o que se segue.
As informações que um recibo deve conter
Para lembrar, o recibo é um documento que normalmente é elaborado pela empresa que fornece um produto ou serviço. Nesse caso, aqui estão as informações que devem constar nele:
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- os dados da empresa ou do fornecedor;
- a data da transação;
- a lista dos produtos ou serviços fornecidos;
- o valor da transação;
- o modo de pagamento.
Assim se apresentam os elementos indispensáveis que devem ser contidos em tal documento. Falando sobre os dados do fornecedor, referem-se ao nome, endereço, número de telefone e endereço eletrônico (se possível) da empresa.
Quanto à lista dos produtos ou serviços vendidos, ela deve ser acompanhada de uma breve descrição destes com suas quantidades. O valor total deve ser detalhado para informar o valor líquido, o IVA e eventuais descontos. Além disso, é importante notar que o recibo não substitui a fatura e, portanto, não pode gerar pagamento.
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Como verificar a validade de um recibo?
Antes de validar um recibo colocando sua assinatura, quem recebe a mercadoria verifica se o recibo está conforme ao pedido de compra. De fato, um pedido de compra sempre precede um recibo.
Assim, se após a verificação, os dois documentos estiverem em conformidade, quem recebe a mercadoria pode agora assinar o recibo.
No caso de os dois documentos não estarem em conformidade, o cliente pode emitir uma reserva. Isso deve ser feito com o cuidado de anotar no recibo a anomalia em questão. Pode-se tratar, por exemplo, de uma entrega incompleta, de uma entrega danificada, etc.
No entanto, assim que o cliente assina o recibo, isso constitui aceitação da mercadoria e ele, portanto, mantém seu recibo assinado. Além disso, você deve saber que este documento pode ser elaborado em papel ou em um suporte digital. Em ambos os casos, o procedimento de verificação e validação é o mesmo.
As vantagens do recibo
O recibo é vantajoso para ambas as partes.
As vantagens do recibo para o fornecedor
Quanto ao fornecedor, o recibo indica se determinado produto foi enviado ou não. Isso lhe permite evitar erros ao contar o estoque e vender outros produtos que não estão mais em sua loja.
As vantagens do recibo para o comprador
Do lado do comprador, o recibo é um documento comprobatório que permite à contabilidade esclarecer uma despesa. O recibo é a prova de uma compra. Ele também permite reconciliar a transação quando os ativos são recebidos.