Een ontvangstbewijs is een document dat als ontvangstbevestiging dient. Het wordt in twee exemplaren opgemaakt, één voor de koper en het andere voor de leverancier. Het exemplaar dat voor de leverancier bestemd is, wordt ook wel leveringsbon genoemd. Het ontvangstbewijs wordt vaak gebruikt in zakelijke transacties. Hoe stel je een ontvangstbewijs op? Lees verder om het te ontdekken.
De informatie die een ontvangstbewijs moet bevatten
Ter herinnering, het ontvangstbewijs is een document dat normaal gesproken wordt opgesteld door het bedrijf dat een product of dienst levert. In dit geval zijn hier de informatie die op het document moet staan:
Verder lezen : Hoe maak je een mooie interieurdecoratie?
- de gegevens van het bedrijf of de leverancier;
- de datum van de transactie;
- de lijst van geleverde producten of diensten;
- het bedrag van de transactie;
- de betaalmethode.
Dit zijn de essentiële elementen die in een dergelijk document moeten worden opgenomen. Wat betreft de gegevens van de leverancier, betreft dit onder andere de naam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres (indien mogelijk) van het bedrijf.
Wat betreft de lijst van verkochte producten of diensten, moet deze worden gevolgd door een korte beschrijving van deze laatste met hun hoeveelheid. Het totale bedrag moet gedetailleerd worden weergegeven om het nettobedrag, de btw en eventuele kortingen aan te geven. Bovendien moet worden opgemerkt dat het ontvangstbewijs de factuur niet vervangt en dus geen betaling kan genereren.
Lees ook : Hoe de kamer van een tiener te decoreren?
Hoe de geldigheid van een ontvangstbewijs te controleren?
Voordat een ontvangstbewijs wordt gevalideerd door zijn handtekening te zetten, controleert degene die de goederen ontvangt of het ontvangstbewijs overeenkomt met de bestelbon. Inderdaad, een bestelbon gaat altijd vooraf aan een ontvangstbewijs.
Als na de controle beide documenten overeenkomen, kan degene die de goederen ontvangt nu zijn handtekening op het ontvangstbewijs zetten.
In het geval dat de twee documenten niet overeenkomen, kan de klant een voorbehoud maken. Dit moet gebeuren door zorgvuldig de afwijking op de leveringsbon te noteren. Het kan bijvoorbeeld gaan om een onvolledige levering, een beschadigde levering, enzovoort.
Echter, zodra de klant de leveringsbon ondertekent, betekent dit acceptatie van de goederen en behoudt hij dus zijn ondertekende ontvangstbewijs. Bovendien moet u weten dat dit document op papier of op een digitaal medium kan worden opgesteld. In beide gevallen is de procedure voor controle en validatie dezelfde.
De voordelen van het ontvangstbewijs
Het ontvangstbewijs is voordelig voor beide partijen.
De voordelen van het ontvangstbewijs voor de leverancier
Voor de leverancier geeft het ontvangstbewijs aan of een bepaald product is verzonden of niet. Dit stelt hem in staat om fouten bij het tellen van de voorraad te voorkomen en andere producten te verkopen die niet meer in zijn winkel zijn.
De voordelen van het ontvangstbewijs voor de koper
Aan de kant van de koper is het ontvangstbewijs een bewijsstuk dat de boekhouding helpt om een uitgave te verduidelijken. Het ontvangstbewijs is het bewijs van een aankoop. Het helpt ook om de transactie te reconciliëren wanneer de activa zijn ontvangen.